فاکتوریار چیست؟ راهی ساده برای مدیریت فاکتور، مشتری و فروش
فاکتوریار چیست؟ فاکتوریار یک نرم‌افزار مدیریت فاکتور و اطلاعات فروش است که علاوه بر صدور سند، بخش‌هایی برای مشتریان، کالا و خدمات، پرداخت‌ها و گزارش دارد. اگر می‌خواهید بدانید این ابزار دقیقاً چه کاری انجام می‌دهد و آیا برای روش کار شما مناسب است، این راهنما بخش‌های اصلی آن را با مثال بررسی می‌کند.
فاکتوریار چیست و چه تفاوتی با یک فاکتور ساز ساده دارد؟
یک فاکتور ساز ساده ممکن است فقط سندی برای چاپ بسازد. فاکتوریار در کنار مدیریت پیش‌فاکتور و فاکتور فروش، اطلاعات دیگری را نیز سامان می‌دهد: می‌توانید مشتریان و اقلام را نگهداری کنید، پرداخت‌ها را ثبت کنید و اطلاعات فروش را در گزارش ببینید. امکانات در دسترس ممکن است با اشتراک یا سطح دسترسی متفاوت باشند؛ پیش از انتخاب، امکانات طرح موردنظرتان را بررسی کنید.
بخش‌های اصلی فاکتوریار چه کاربردی دارند؟
مدیریت فاکتورها: پیدا کردن و ارائه سند فروش
در بخش مدیریت فاکتورها می‌توان پیش‌فاکتورها و فاکتورهای ثبت‌شده را جست‌وجو و مرور کرد. انواع سند شامل پیش‌فاکتور، فاکتور فروش و قالب فاکتور رسمی است. امکان تهیه PDF برای نگهداری یا ارسال سند نیز وجود دارد. انتخاب قالب رسمی به‌تنهایی به معنای احراز همه الزامات قانونی معامله نیست.
بانک مشتریان: اطلاعات طرف معامله در یک محل
به‌جای جست‌وجو میان پیام‌ها برای یافتن نشانی یا مشخصات شرکت، بخش مشتریان برای ثبت، جست‌وجو و ویرایش اطلاعات مشتریان و شرکت‌ها در نظر گرفته شده است. اطلاعات را فقط به اندازه نیاز کسب‌وکارتان و با دقت وارد کنید؛ صحت مشخصات برای اسناد رسمی اهمیت ویژه دارد.
کالاها و خدمات: فهرستی برای اقلام پرکاربرد
اگر بارها اقلام مشابه می‌فروشید، می‌توانید فهرستی از کالاها و خدمات داشته باشید. در کد محصول، برای هر مورد اطلاعاتی مانند نام، نوع، واحد و قیمت فروش پیش‌بینی شده است. این فهرست اختیاری به انتخاب اقلام هنگام تکمیل فاکتور کمک می‌کند. برای کسب‌وکار کالا‌محور، بخش خرید و موجودی نیز قابل بررسی است.
پرداخت‌ها و گزارش: تصویر روشن‌تر از اطلاعات ثبت‌شده
فاکتوریار بخشی برای پیگیری پرداخت‌ها دارد و در بخش آمار و گزارش، بر اساس اطلاعات موجود، شاخص‌هایی مانند فروش و مبالغ وصول‌شده نمایش داده می‌شوند. همچنین هزینه‌های جاری و گزارش آنها در بخش‌های مربوط ثبت و بررسی می‌شوند. این گزارش‌ها جایگزین بررسی حسابداری نیستند و کامل بودنشان به ثبت دقیق اطلاعات بستگی دارد.
فاکتوریار برای چه کسانی می‌تواند مناسب باشد؟
فروشنده کالا: کسی که به نگهداری مشخصات کالاها و مرور فاکتورهای فروش نیاز دارد، می‌تواند فهرست کالا، خرید و موجودی و گزارش را بر اساس نیاز خود بررسی کند.
ارائه‌دهنده خدمات: کسی که کارهای پروژه‌ای یا خدمات تکراری انجام می‌دهد، می‌تواند مشخصات خدمات و مشتریان و سندهای مرتبط را منظم نگه دارد؛ بدون اینکه الزاماً از بخش موجودی کالا استفاده کند.
تیم کوچک: اگر چند نفر در امور فروش مشارکت دارند، قابلیت تیم و سطح دسترسی را با شیوه کار و طرح موردنظر خود مقایسه کنید. پیش از استفاده عملی، مسئول ثبت و بازبینی اطلاعات را مشخص کنید.
پیش از انتخاب فاکتوریار چه چیزهایی را بررسی کنیم؟
- نوع اسنادی که لازم دارید و اطلاعاتی که باید در آنها درج شود.
- نیاز واقعی شما به فهرست کالا و خدمات، موجودی و گزارش‌ها.
- تعداد کاربران و امکاناتی که در طرح موردنظر در دسترس است.
- روش تهیه خروجی، نگهداری نسخه پشتیبان و بازبینی دوره‌ای اطلاعات.
برای برنامه‌ریزی ثبت سوابق مالی، راهنمای مدیریت کسب‌وکار SBA هم اصول عمومی نگهداری و مرور اطلاعات را توضیح می‌دهد؛ این راهنما درباره مقررات ایران نظر تخصصی ارائه نمی‌کند.
پرسش‌های متداول درباره فاکتوریار
آیا فاکتوریار فقط برای فروش کالا است؟
خیر؛ امکان تعریف خدمات نیز وجود دارد. بهتر است ارائه‌دهنده خدمات امکانات قابل دسترس در طرح موردنظرش را با نیاز خود تطبیق دهد.
آیا فاکتوریار جایگزین حسابدار است؟
خیر. نظم‌دادن به اسناد و گزارش‌های مدیریتی جای بررسی تخصصی حسابداری و مالیاتی را نمی‌گیرد. برای تکالیف قانونی و تصمیم‌های مالی با متخصص مربوط مشورت کنید.
آیا می‌توان از اطلاعات خروجی گرفت؟
امکان خروجی PDF و Excel و پشتیبان‌گیری برای بخش‌های مربوط پیش‌بینی شده است؛ قالب و دسترسی دقیق هر خروجی را در محصول و طرح خود بررسی کنید.
برای بررسی امکانات متناسب با کسب‌وکارتان، صفحه معرفی فاکتوریار در آکسیورا را ببینید. اگر مسئله شما به‌طور مشخص پیگیری دریافت‌هاست، راهنمای پیگیری پرداخت مشتریان بدون اکسل را بخوانید.